Analisis Rancangan Kerja Proyek

Pengertian Analisis dan Perencanaan

Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutma dalam menghadapi lingkungan eksternal yangberubah dinamis. Dalam era globalisasi ini, perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis dan bukan hanya pada intuisi dan firasat (dugaan). Pokok pembahasan pada makalah ini berfokus pada elemen-elemen tertentu dari proses perencanaan dan proses yang sangat berhubungan terhadap penyelesaian masalah dan pengambilan keputusan. Kemudian memperkenalkan konsep perencanaan dan menyajikan sejumlah pendekatan untuk mengefektifkan perencanaan dari berbagai jenis. Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan.

Analisis adalah penguraian pokok atau berbagai bagian dan penelaahan bagian itu sendiri serta hubungan antar bagian untuk memperoleh pengertian yang tepat dan pemahaman arti keseluruhan. Analisis Sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan. Proyek adalah serangkaian aktifitas temporer dalam usaha melakukan dan mencapai tujuan unik (Schwalbe K, 2002).

Pengertian Proyek

Proyek merupakan pekerjaan yang tidak sederhana dan memiliki tujuan spesifik dan bersifat sementara. Proyek harus didefinisikan kapan dimulai dan kapan selesainya. Proyek bukanlah sebuah proses yang berkelanjutan. Proyek memerlukan alat bantu kontrol. Alat bantu seperti “gantt charts” atau “PERT charts” diperlukan dalam sebuah proyek untuk mengukur dan pengendalian. Proyek memiliki sponsor utama.

Adapun ciri-ciri pokok sebuah proyek adalah:

1. Memiliki tujuan yang khusus, produk akhir atau hasil kerja akhir.

2. Jumlah biaya, sasaran jadwal serta kriteria mutu dalam proses mencapai tujuan diatas telah ditentukan.

3. Bersifat sementara, dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas. Titik awal dan akhir ditentukan dengan jelas.

4. Nonrutin, tidak berulang-ulang. Jenis dan intensitas kegiatan berubah sepanjang proyek berlangsung.

Tahapan Analisis Proyek

Suatu rangkaian kegiatan yang menggunakan sejumlah sumber daya untuk memperoleh suau manfaat (benefit).Kegiatan ini tentunya memerlukan biaya (cost), yang diharapkan dapat memberikan suatu hasil (return) dalam jangka waktu tertentu. Dengan demikian diperlukan suatu perencanaan dan pelaksanaan, yang disesuaikan dengan tujuan yang ingin dicapai.

1. Hal-hal yang perlu diketahui dalam proyek

Sebelum dilakukan suatu analisis proyek, perlu diidentifikasikan hal-hal berikut:

a. Ruang lingkup kegiatan proyek, yakni pada bidang-bidang apa saja proyek akan beroperasi (mission statement of business).

b. Cara kegiatan proyek dilakukan, yakni apakah proyek akan ditangani sendiri, atau ditangani juga oleh (beberapa) pihak lain?

c. Evaluasi terhadap aspek-aspek yang menentukan keberhasilan seluruh proyek, yakni mengidentifikasi faktor-faktor kunci keberhasilan proyek.

d. Sarana yang diperlukan oleh proyek, menyangkut bukan hanya kebutuhan seperti material, tenaga kerja, dan sebagainya, tetapi juga fasilitas-fasilitas pendukung seperti jalan raya, transportasi, dan sebagainya.

e. Hasil kegiatan proyek tersebut serta biaya-biaya yang harus ditanggung untuk memperoleh hasil tersebut.

f. Akibat-akibat yang bermanfaat ataupun yang tidak dari adanya proyek tersebut.

g. Langkah-langkah rencana untuk mendirikan proyek, beserta jadwal masing-masing kegiatan tersebut.

2. Tahapan Melakukan Analisis Proyek

Adapun tahapan dalam menganalisis kelayakan proyek yaitu :

Ø Identifikasi, sponsor proyek melihat adanya kesempatan investasi yang menguntungkan. Pengamatan terhadap lingkungan untuk memperkirakan kesempatan dan ancaman usaha

Ø Perumusan, tahap menerjemahkan kesempatan investasi kedalam suatu rencana proyek yang konkret, dengan faktor-faktor yang penting dijelaskan secara garis besar

Ø Penilaian, melakukan analisa dan menilai aspek pasar, teknik, keuangan, dan perekonomian

Ø Pemilihan, melakukan pemilihan dengan mengingat segala keterbatasan dan tujuan yang akan dicapai

Ø Implementasi, menyelesaikan proyek tersebut dengan tetap berpegang pada anggaran.

3. Jenis Evaluasi Kelayakan Proyek

Untuk meminimalkan biaya dan efektifitas kegiatan, evaluasi kelayakan proyek dilakukan dalam dua tahap :

a. Evaluasi Pendahuluan (Preliminary study atau Pre-evaluation study). Tujuan Evaluasi Pendahuluan adalah untuk mengetahui faktor-faktor pengambat kritis (critical factors) yang dapat menghambat jalannya operasi bisnis proyek yang akan dibangun. Kemungkinan keputusan dari tahap ini adalah pembatalan rencana investasi, revisi rencana investasi, atau meneruskan evaluasi rencana investasi proyek ke tahap berikutnya, yakni studi kelayakan proyek.

b. Evaluasi Kelayakan Proyek (Project Feasibility Study). Fokus utama studi kelayakan proyek paling sedikit terpusat pada empat aspek (1) aspek pasar dan pemasaran terhadap barang atau jasa yang akan dihasilkan proyek; (2) aspek produksi, teknis dan teknologis; (3) aspek manajemen dan sumberdaya manusia; dan (4) aspek keuangan dan ekonomi.

4. Aspek-aspek Evaluasi Kelayakan Proyek (Studi Kelayakan)

Analisas terhadap suatu proyek menyertai sejumlah tahapan kegiatan. Dalam hal ini, berbagai unsur dipersiapkan dan diuji untuk mencapai suatu keputusan. Oleh karena itu persiapan suatu proyek (project preparation) dapat dilihat sebagai suatu rangkaian yang akhirnya harus ditunjang dengan sejumlah penelaahan (studi) dan dokumen-dokumen untuk memungkinkan pengambilan keputusan (decision). Demikian pula ruang lingkup serta ketepatan dari informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan dalam berbagai tahap proyek, tergantung dari sifat-sifat inheren (inheren caracteritic) seperti tujuan yang akan dicapai (the object of project), besarnya project (size of project), tingkat kompleksitas dan resiko.

Maksud serta tujuan analisis/evaluasi project adalah untuk melakukan perhitungan perhitungan (forecasting) agar pilihan kita tepat dalam rangka usaha kita untuk melakukan suatu investasi modal, sebab apabila perhitungan kita salah, berarti akan gagal usaha kita untuk memperbaiki tingkat hidup, ini berati pula pengorbanan/penghamburan terhadap sumber/faktor produksi yang memang sudah terbatas ketersediaannya (langka). Oleh karena itulah, sebelum kita mengambil keputusan (decision) untuk melakukan investasi terhadap suatu proyek, perlu dilakukan persiapan-persiapan yang matang, perlu dilakukan perhitungan-perhitungan percobaan, kemudian mengevaluasinya untuk menentikan hasil dari berbagai alternative, dengan cara membandingkan aliran biaya (cost) dengan kemanfaatan (benefits) yang diharapkan dari masing-masing alternative untuk sekarang (atpresent)dan kemudian hari (in the future).

Adapun beberapa aspek-aspek evaluasi kelayakan proyek (studi kelayakan) yaitu :

a. Aspek pasar kelayakan proyek

Umumnya penelitian dilakukan terhadap aspek pasar, teknis, keuangan, hukum, dan ekonomi negara, serta terkadang dampak sosial (jika dana yang ditanamkan cukup besar). Aspek pasar dan pemasaran mempelajari tentang:

1. Permintaan, secara total atau terinci menurut daerah, jenis konsumen, perusahaan besar pemakai, proyeksi permintaan

2. Penawaran, dalam negeri dan impor, perkembangan di masa lalu dan perkiraan di masa datang, faktor yang mempengaruhi penawaran

3. Harga, perbandingan dengan barang impor, produksi dalam negeri lain, kecenderungan perubahan harga dan polanya

4. Program pemasaran, strategi pemasaran (marketing mix), siklus kehidupan produk

5. Perkiraan penjualan dan market share yang bisa dikuasai.

· Alat dan kerangka analisa

Analisa aspek pasar dan pemasaran:

1. metode ekstrapolasi mekanis (noncausal method),

2. metode ekonometri (tentang hubungan antar-variabel),

3. metode-metode lain (metode judgement, metode koefisien teknis).

Analisa pasar penting untuk memperkirakan berapa penjualan yang bisa dicapai oleh perusahaan.

b. Aspek teknis kelayakan proyek

Analisis dalam aspek teknis adalah untuk menilai kesiapan perusahaan dalam menjalankan usaha dengan menilai ketepatan lokasi, luas produksi dan layout serta kesiapan mesin yang akan digunakan.

Dua kriteria prinsip yang termasuk dalam katagori teknis adalah efektivitas dan ketercukupan (adequacy). Efektif berarti proyek dapat mencapai tujuan yang diharapkan. Tapi, seringkali ketercapaian tujuan tidak selalu dapat dilacak hanya karena keberadaan proyek tersebut, sering banyak faktor yang lain ikut mempengaruhi. Dalam hal ketercukupan: proyek mungkin tidak dapat mencukupi hal-hal yangmenjadi tujuan atau tidak cukup mengatasi permasalahan. Misal, proyek tidak dapat membiayai secara penuh semua kegiatan yang diperlukan, jadi harus dipilih kegiatan-kegiatan utamanya saja (yang taktis).

Cara paling langsung dan cepat untuk memprediksi kelayakan teknis adalah dengan cara melihat apakah proyek seperti itu secara teknis dapat dilaksanakan di tempat lain. Tetapi, perlu diwaspadai faktor-faktor lain yang khas di lokasi mungkin sekali ikut mempengaruhi keberhasilan proyek di lokasi tersebut, sehingga cara ini pun tidak selalu cocok untuk dipakai.

Menentukan strategi dan teknologi produksi/operasi yang akan dipilih: kapasitas produksi, jenis teknologi yang dipakai, pemakaian peralatan dan mesin, lokasi, dan tataletak pabrik yang paling menguntungkan. Urutan-urutannya:

Ø Pemilihan strategi produksi.

Ø Pemilihan dan perencanaan produk yang akan diproduksi.

Ø Rencana kualitas.

Ø Pemilihan teknologi.

Ø Rencana kapasitas produksi.

Ø Perencanaan letak pabrik.

Ø Perencanaan tata letak (layout).

Ø Perencanaan jumlah produksi.

Ø Manajemen Persediaan.

Ø Pengawasan kualitas produk.

c. Aspek manajemen kelayakan proyek

Aspek manajemen merupakan aspek yang cukup penting untuk dianalisis dalam Studi Kelayakan proyek. Hal ini dikarenakan walaupun suatu proyek sudah dikatakan layak untuk dilaksanakan jika tidak didukung oleh manajemen dan organisasi yang baik, tidak mustahil jika usaha tersebut akan mengalami kegagalan. Tujuan perusahaan akan mudah tercapai apabila kaidah-kaidah dalam proses manajemen dipenuhi dengan baik. Proses manajemen ini akan tergambar dari masing-masing fungsi yang ada dalam manajemen.

Menentukan manajemen baik dalam konstruksi proyek maupun saat operasional rutin proyek: pihak perencana, pelaksana manajerial, koordinasi dan pengawasan, bentuk badan usaha, struktur-organisasi. Urutan-urutannya:

A. Pembangunan Proyek:

Ø Perencanaan kegiatan, waktu, SDM, keuangan dan produk.

Ø Pengorganisasian, termasuk struktur, bentuk dan prestasi organisasi.

Ø Pengarahan dan motivasi, termasuk kepemimpinan.

Ø Pengendalian, termasuk penentuan sistem pengendalian yang efektif.

B. Operasionalisasi Proyek

Ø Perencanaan kegiatan, waktu, SDM, keuangan dan produk.

Ø Pengorganisasian, termasuk struktur, bentuk dan prestasi organisasi.

Ø Pengarahan dan motivasi, termasuk kepemimpinan.

Ø Pengendalian, termasuk penentuan sistem pengendalian yang efektif.

Analisa aspek manajemen:

a. Analisa jabatan: menentukan deskripsi dan spesifikasi jabatan